仕事のミーティングが多すぎる!拘束時間も長いし、嫌いだけど解決策あるの?

お役立ち
報告することもないのに、ミーティングが毎日ある。
この時間を他のことに使えたら、どれだけ効率的になるんだろう。
情報共有するだけなら、メールで良いよね。

ボクの部署でも毎朝15分のミーティングをしていたのですが、無駄な時間だなと感じていました。

だって『今日10時からお客さんが来るから席外す。』とか、サイボウズのスケジュール表見ればわかるんだから。笑

でも、会社って何でも情報共有をしたがりますよね( ゚Д゚)

さて、今回は嫌いなミーティングを改善できる方法ってあるのか?について考えていきましょう!

仕事のミーティングが多すぎ!そんなにする必要ある?

ボクの会社では毎朝のミーティング月1で部署のミーティングと会議がありました。

ちなみに、ミーティングの流れについては毎回こんな感じ。

情報共有するために資料準備して発表⇒上司が意見する⇒雑談が始まる⇒次の人が発表

『商品Aは今月○○トンの注文を受けました。』
『今年度は○○トンの注文があると予想しています。』

そんな情報に対して、上司から

『昨年度と比較して減っている理由ってなんなの?』

というお決まり文句を問いかけられる。

『その理由は○○です。(先月も同じ解答したよな。)』

まあ、無駄ばかりのことをずっとしていた感じですね。

だって事前に資料制作して、上司にメールしているし、わざわざ口頭で発表するなら時間が無駄じゃないですか?

しかも会議の資料のために残業するとかもしていましたし、THE無駄ですよね。

そんなことしてるなら、メールで共有して意見あるなら返信して聞くとかで良いですよね。

もちろん全ての会議がいらない訳でもないですが、毎月しているからという惰性でしていた感が否めませんでした。

ミーティングを少なくできる解決策ってあるの?

それでは、こんな情報共有のためのミーティング改善していくためには、どうしていけば良いのでしょうか?

今回はボクが上司に提案をした改善策を紹介していきます。

  1. 一体どれだけの時間を使っているのか計算して、提案する。
  2. ミーティングのお知らせをするときに終了時間も記載する。
  3. 休憩時間の設定をする。

それでは、それぞれについて確認をしていきましょう!

1.どれだけの時間を使っているのか、計算して提案する。

上司に対して『ミーティングの時間を少なくしたい。』と提案すると、『いや、仕方ないから我慢しろ。』と言われるのがオチです。笑

だから、根拠となる数字を提案してみると、案外話を聞いてくれることが実体験として多くありました。

例えば、ボクの部署でいうと毎朝15分ほどのミーティングがありました。

これを1か月あたりで計算すると約5時間、1年間あたりにすると60時間となっています。

こういう風に『辞めましょう!』っていうよりも、数字を具体的に示してあげると、対応しなくちゃいけない!って感じやすくなりませんか?

ボクも実際に上司に時間を示して提案をしたところ『何時に何をする』というスケジュールはなくなり、重要事項だけの簡易的なものにしようという流れになりました。

2.ミーティングをするときに終了時間もお知らせする。

ボクは一番下っ端だったので、ミーティングの部屋を予約したりお知らせを担当していました。

最初の頃は開始時間だけをメールでお知らせしていたのですが、工夫をして終了時間もお知らせをするようにしてみたんです。

そうした所、少し?終了時間を意識する雰囲気になって、無駄な話をすることはなくなっていきましたね。

宿題も同じように、この日までに提出ってなっていたら計算をして勉強を進めませんか?

こういった感じに終わりの時間を設定するだけでも、結構意識が変わって進行のスピードが上がったりしますよ。

3.休憩時間を設定する。

例えば、休憩時間を設定してみるのもオススメです。

会議中って時計を見ることもないから、時間の意識がなくなり、ついつい話が脱線してしまうことがあります。

だから、休憩時間を設定しておくと、みんな休憩時間が気になって時計を見るようになります。笑

そうなってくると『いつの間にかこんな時間になった!』ということもなくまりますし、休憩をはさむことで頭もリフレッシュするので話のスピードも上がったりしますよ。

上司の方もタバコを吸う方が多かったですし、逆に休憩時間を挟むと『わかっているな。』みたいな印象を得られることもあったりするので、オススメです。

最後に

今回の記事では、ボクがミーティングの時間を短くするために実践した改善策を紹介していきました。

ちょっとした配慮で無駄な時間を少なくすることができますし、ずっと我慢をしていても残業する羽目になるので、思い切って提案してみるのもアリかなと思います(*^-^*)

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